Coördinator secretariaat

Vanuit het kantoor in Harderwijk zorgt het secretariaat ervoor dat collega’s en externe relaties ontzorgd worden. Als coördinator ben jij verantwoordelijk voor de medewerkers op deze afdeling en houd je zicht op de secretariële processen. (Gave heeft op dit moment ook een vacature voor secretarieel medewerker)

Doel

  • Ondersteunen en coördineren van administratieve taken in het kantoor van Gave.

Taken

  • Coördineren van de secretariële en ondersteunende werkzaamheden.
  • Verantwoordelijk voor verwerking gegevens in database.
  • Leiding geven aan de secretariële medewerkers.
  • Voorbereiden en versturen van (e-)mailings.
  • Coördinatie van presentatieaanvragen.
  • Coördinatie en uitvoer van cursusorganisatie (e-learnings en cursus Op weg met een vluchteling).
  • Praktische organisatie van medewerkersactiviteiten.

Afhankelijk van verdeling taken in het team kunnen de volgende taken ook bij de functie horen:

  • Factureren van bestellingen.
  • Het aannemen van de telefoon en de afhandeling ervan.
  • Het verwerken en verzenden van bestellingen.
  • Secretariële ondersteuning van diverse Gave-afdelingen.
  • Eventueel eenvoudige website-aanpassingen verwerken.

 Verantwoordelijkheden

  • De coördinator secretariaat is verantwoordelijk voor de secretariële afdeling. Hij legt rekenschap af aan manager communicatie.

Kandidaatprofiel

  • Flexibel, sterk in plannen en organiseren.
  • Leidinggevende kwaliteiten.
  • Dienstbare houding naar collega’s en externe contacten.
  • Ervaring met computerprogramma’s (Word en evt. Excel) en bereidheid om te leren werken met nieuwe programma’s, zoals database van Gave.
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • In staat om processen snel te doorzien en deze te verbeteren.
  • Zorgvuldig werkend.
  • Toegewijd christen.
  • Mbo-denk- en werkniveau.

De plaats van de functie binnen de organisatie

  • De coördinator secretariaat valt onder manager communicatie en is onderdeel van het team bedrijfsvoering.

Dienstverband en arbeidsomstandigheden

  • De coördinator secretariaat werkt tussen de 16 en 24 uur per week.
  • De coördinator secretariaat functioneert vanuit het kantoor in Harderwijk.
  • Gave-medewerkers ontvangen een vergoeding voor gemaakte kosten, maar krijgen geen regulier salaris. Medewerkers verrichten hun werkzaamheden vrijwillig of ontvangen salaris vanuit inkomsten uit een persoonlijke achterban. Hier vind je meer informatie over leven van een eigen achterban.
  • Goede begeleiding en training voor de functie.

Voor meer informatie over de functie of de procedure kun je contact opnemen met manager communicatie Rien Bregman: 06-44058577 of rienbregman@gave.nl. Als je wilt solliciteren, stuur dan je cv en motivatiebrief naar personeel@gave.nl. Lees hier meer informatie over de sollicitatieprocedure.

Artboard facebook google+ instagram linkedin maps pinterest twitter vimeo youtube world